|
Document management is essentieel voor het onderhouden van een goed werkend
archief. Goed document management zorgt ervoor dat er weinig of geen overbodige
informatie in uw archief zit. Daarnaast kunt u met goed document management ook
snel alle benodigde documenten en informatie terug vinden.
Document management is een stuk gemakkelijker wanneer
u uw documenten heeft gedigitaliseerd. Bestanden zijn makkelijker te
verplaatsen, beveiligen en te back-uppen. Een ander voordeel is dat
gedigitaliseerde documenten niet vernietigd behoeven te worden door een
gespecialiseerd bedrijf.
Maar zelfs als uw hele archief gedigitaliseerd is er blijven altijd nog
papieren over die daar buiten vallen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan memo's of
aantekeningen met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie. Document management is ook zinvol voor een papieren archief,
ook al is het minder praktisch en arbeidsintensiever.
Uw archief digitaliseren
Document management is eenvoudig te organiseren met een document management
systeem. Een dergelijk systeem brengt structuur en orde in uw archief. Als uw
archief gedigitaliseerd is, dan kunt u per document de auteur, datum van
schrijven en bijvoorbeeld de laatste wijziging opvragen. Ook kunt u zoeken op
woorden die in de tekst voorkomen. Meestal worden documenten via een scanner en
een speciaal computerprogramma die de tekst in het document kan omzetten in
leesbare tekst gedigitaliseerd.
ArchiefvernietigingVoor uw oude archief geldt dat u het veilig moet
vernietigen. Dit is een karwei dat u het beste kunt uitbesteden aan een professioneel archiefvernietiging bedrijf. Docucare kan snel,
efficiënt en 100% veilig uw archief vernietigen. Dit scheelt u een hoop tijd en
geld.
Is deze info interessant voor bezoekers van uw site? Plak dan
onderstaande code in uw webpagina. U ziet daarna deze link: Document management
|